Nëse informacioni që ne po kërkojmë nuk është i disponueshëm në ëeb-faqen e institucionit publik, ju mund të e kontaktoni institucionin drejtpërdrejtë. Ligji për Qasje në Dokumente Publike u mundëson të gjithë qytetarëve të drejtën për tu informuar përmes qasjes në dokumente publike. Ju duhet të e dërgoni kërkesën tuaj tek zyrtari I posacem për qasje në dokumente publike I institucionit përkatës (ju mund të gjeni kontaktet e cdo zyrtari per qasje ne dokumente publike te institucioneve publike këtu).

Dokumenti I kërkuar mund të jetë në këto forma:

  • një kopje e saktë në formë të shtypur ose tjetër të dokumenteve publike të kërkuara
  • mundësinë për shikim të dokumenteve publike, kurdo që është e mundshmepërmes përdorimit të pajisjeve të vet institucionit;
  • mundësinë për të kopjuar dokumentet publike, përmes pajisjeve të vet kërkuesit;
  • një transkript të shkruar të fjalëve të përmbajtura në formë audio ose vizuele nëse ekziston apo rrjedh nga një takim i hapur;
  • një transkript të përmbajtjes së një incizimi, në formë të shtypur, audio ose vizuele, në rastet kur një transkript i tillë ekziston, duke përdorur pajisjet, të cilat janë përgjithësisht të qasshme për institucionin public

Për të marrë informacionin që po kërkojmë ju mund të e parashtroni kërkesën në cfarëdo mënyre të kuptueshme për institucionin. Pra është e nevojshme të dërgoni një kërkesë ose të flisni me dikë nga institucioni, i cili detyrohet që kërkesën tuaj ta shkruajë në rast se ju nuk e keni përgatitur një të tillë me shkrim. Ju mund të përdorni formularet që janë në dispozicion në faqet zyrtare të institucioneve, mirëpo kjo nuk është e domosdoshme. Institucionet publike janë të detyruara me ligj që të I trajtojnë të gjitha kërkesat për qasje në dokumente publike edhe nëse nuk janë sipas formularit të ofruar nga institucioni. Secili parashtrues i kërkesës, ka të drejtë të mbetet anonim me palët e treta.

Institucioni publik është i detyruar të përgjigjet brenda 7 ditëve – të na informojë se e ka informacionin, të dërgojë një kopje të tij ose të njoftojë që kanë nevojë për disa ditë shtesë për të trajtuar kërkesën. Institucioni pas njoftimit për zgjatje të afatit, I ka edhe 15 ditë kohë shtesë për përgjigje në kërkesën tuaj mirëpo ata duhet të u njoftojnë për këtë më së largu 8 ditë pas pranimit të kërkesës. Poashtu, vlen të theksohet që institucioni publik në rast se nuk e posedon dokumentin e kërkuar duhet të e udhëzojë parashtruesin e kërkesës se ku mund të drejtohet për të siguruar dokumentin. Nëse kërkohet informacion që është i rëndësishëm për mbrojtjen e jetës ose lirisë së një personi, ose për shëndetin e popullatës dhe mbrojtjen e mjedisit, institucioni publik detyrohet që të pëegjigjet në një afat prej 48 orësh.

Institucioni publik në rastet kur ka dyshime se kërkesa përbën baza te lejueshme për refuzimin e saj, duhet medoemos që të e bëjë testin e dëmit dhe interesit publik. Nëse dikujt i refuzohet kërkesa, I aprovohet pjesërisht apo nuk merr përgjigje fare I njëjti mund të paraqes ankesë pranë Agjencisë për Informim dhe Privatësi (për më shumë, ju mund të vizitoni faqen e Agjencise).

Është e rëndësishme të dihet që qytetarët kanë të drejtë për qasje në dokumente publike gjithmonë, në këto raste:

  1. dokumenti publik i kërkuar ka të bëjnë me shpenzimet e parasë publike;
  2. dokumenti publik lidhet me zbatimin e funksioneve publike ose marrëdhëniet e punësimit të zyrtarëve publik, përveç në rastet kur ka të dhëna personale të mbrojtura apo kur saktësohet ndryshe në ligjet përkatëse;
  3. dokumenti publik i kërkuar ka të bëjë me mjedisin, mbeturinat, substanca të rrezikshme ose informata të raporteve të sigurisë në mjedis, ashtu si janë të parapara me ligjin përkatës për mbrojtjen e mjedisit.